El calendario no espera. VeriFactu 2026 ya no es una fecha lejana: es este año. Si todavía no has adaptado tu empresa a la facturación electrónica verificable, ahora es el momento de actuar. En esta guía te explicamos, paso a paso, qué necesitas hacer para cumplir con la normativa sin sobresaltos.
Si aún no conoces los fundamentos de esta normativa, te recomendamos empezar por nuestro artículo VeriFactu: qué es y cómo afecta a autónomos y pymes.
¿Por qué 2026 es el año decisivo?
El Real Decreto 1007/2023 establece que todos los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con los requisitos de VeriFactu a partir de este año. Esto significa que:
- Tu software de facturación debe generar registros inalterables y firmados digitalmente.
- Cada factura debe incluir un código QR y la leyenda de software verificable.
- Los registros deben poder enviarse a la Agencia Tributaria de forma automática o bajo demanda.
No se trata de una opción: es una obligación legal cuyo incumplimiento puede acarrear sanciones de entre 1.000 y 50.000 euros por ejercicio fiscal.
Paso 1: Evalúa tu situación actual
Antes de hacer cualquier cambio, necesitas saber dónde estás. Hazte estas preguntas:
- ¿Qué software utilizas actualmente? Si usas hojas de cálculo, programas antiguos o herramientas sin certificación, necesitas migrar.
- ¿Tu proveedor ha confirmado la adaptación a VeriFactu? Pide una declaración responsable por escrito.
- ¿Emites facturas en papel? VeriFactu exige que toda factura pase por un sistema informático homologado.
- ¿Tienes un asesor o gestor al tanto? Asegúrate de que tu asesoría también trabaja con herramientas compatibles.
Paso 2: Elige un software compatible
No todos los programas de facturación cumplen con VeriFactu. Tu software debe garantizar:
- Integridad: los registros no pueden ser modificados una vez emitidos.
- Trazabilidad: cada acción queda registrada con fecha, hora y usuario.
- Firma digital: cada factura se firma electrónicamente de forma automática.
- Código QR: incluido en cada factura generada.
- Envío a la AEAT: comunicación directa o diferida con la Agencia Tributaria.
Contafact ya cumple con todos estos requisitos desde su última actualización. Si eres usuario actual, la adaptación es automática. Si vienes de otro programa, nuestro equipo te ayuda con la migración sin coste.
Paso 3: Migra tus datos
Si cambias de software, necesitarás migrar tu información. Un buen proceso de migración incluye:
- Exportación de clientes, proveedores y artículos del sistema anterior.
- Importación de datos maestros al nuevo sistema.
- Verificación de series de facturación para mantener la numeración correlativa.
- Período de convivencia donde ambos sistemas funcionan en paralelo durante unos días.
En Novatek ofrecemos un proceso de migración guiada en 4 fases: análisis, importación, formación y arranque. Todo supervisado por nuestro equipo técnico.
Paso 4: Forma a tu equipo
Un software nuevo solo funciona si las personas lo utilizan correctamente. Asegúrate de:
- Formar a todos los usuarios que emiten o consultan facturas.
- Designar un responsable interno que sirva de referencia para dudas del día a día.
- Documentar los procesos más habituales: emitir factura, generar rectificativa, consultar registros.
Contafact incluye soporte técnico y formación inicial en todos sus planes.
Paso 5: Verifica el cumplimiento
Antes de dar por completada la adaptación, comprueba estos puntos:
| Requisito | ¿Cumple? |
|---|---|
| Software con declaración responsable del fabricante | ☐ |
| Facturas con firma digital automática | ☐ |
| Código QR visible en cada factura | ☐ |
| Leyenda “Software de facturación verificable” | ☐ |
| Registro de eventos (log) inalterable | ☐ |
| Envío de registros a la AEAT habilitado | ☐ |
| Formación del equipo completada | ☐ |
Los 5 errores más comunes al adaptarse a VeriFactu
- Dejarlo para el último momento. La demanda de soporte y migraciones se concentra en los meses previos al enforcement. Actúa ahora para evitar colas.
- Asumir que tu software actual cumple. Pregunta explícitamente a tu proveedor y exige la declaración responsable.
- No formar al equipo. El software puede estar preparado, pero si los usuarios no saben usarlo, los errores llegan igual.
- Ignorar las facturas rectificativas. VeriFactu también aplica a anulaciones y rectificaciones, no solo a facturas nuevas.
- No implicar a tu asesoría. Si tu gestor trabaja con un programa incompatible, tendrás un cuello de botella.
¿Y si tu empresa ya es usuaria del SII?
Las empresas que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) tienen parte del camino recorrido, ya que muchos requisitos técnicos son similares. Sin embargo, VeriFactu añade obligaciones específicas como el código QR y la firma digital en cada factura. Consulta con tu proveedor si necesitas ajustes adicionales.
Preguntas frecuentes
¿VeriFactu es obligatorio para todos los autónomos? Sí, para todos los autónomos y empresas que emitan facturas mediante sistemas informáticos. Solo quedan excluidos quienes emitan facturas manualmente en talonarios oficiales, algo cada vez menos habitual.
¿Puedo seguir usando mi programa actual si no cumple? No. A partir de la entrada en vigor, utilizar software no adaptado puede suponer sanciones económicas. Es imprescindible migrar a un sistema compatible.
¿Cuánto tiempo tarda la adaptación? Depende de tu situación de partida. Si ya usas un ERP cloud como Contafact, la adaptación es automática. Si vienes de un programa de escritorio o de hojas de cálculo, el proceso completo suele tardar entre 1 y 3 semanas.
¿Hay ayudas para financiar la adaptación? Sí. El programa Kit Digital del Gobierno de España ofrece subvenciones de hasta 12.000 euros para la implantación de software de gestión, incluyendo la adaptación a VeriFactu.
¿Necesitas ayuda para adaptar tu empresa? Contacta con nuestro equipo y te guiamos en todo el proceso. Sin compromiso, sin permanencia.