Llevar la contabilidad al día es una obligación legal, pero también una herramienta de gestión que te permite saber en todo momento si tu negocio es rentable, cuánto dinero tienes disponible y cuánto debes a Hacienda. En esta guía explicamos qué obligaciones tiene una pyme o autónomo, qué libros hay que llevar y cómo el software puede simplificar todo el proceso.
¿Qué obligaciones contables tiene una pyme?
Depende de la forma jurídica:
Sociedades (S.L., S.A.) están obligadas a llevar contabilidad completa según el Plan General Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. Al cierre del ejercicio deben depositar las cuentas en el Registro Mercantil.
Autónomos en estimación directa normal llevan libros de ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. No aplican el Plan General Contable, pero sí tienen obligaciones de registro detallado.
Autónomos en estimación directa simplificada tienen requisitos algo más reducidos, aunque igualmente deben registrar ingresos, gastos y amortizaciones.
En todos los casos, la contabilidad es la base para presentar los modelos fiscales periódicos.
Libros contables obligatorios
Los libros que toda sociedad debe mantener actualizados son:
- Libro diario: registro cronológico de todas las operaciones económicas mediante asientos contables.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: incluye el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.
- Libro de actas: recoge los acuerdos de los órganos de gobierno (junta de socios, consejo de administración).
- Libro registro de socios: obligatorio en S.L., refleja la titularidad de las participaciones.
Los libros deben legalizarse en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, antes del 30 de abril si el ejercicio coincide con el año natural.
Modelos fiscales y plazos clave
Estos son los modelos que afectan a la mayoría de pymes y autónomos:
| Modelo | Concepto | Periodicidad | Plazo |
|---|---|---|---|
| 303 | Autoliquidación IVA | Trimestral / Mensual | 20 días tras el trimestre |
| 111 | Retenciones IRPF trabajadores | Trimestral | 20 días tras el trimestre |
| 115 | Retenciones alquiler | Trimestral | 20 días tras el trimestre |
| 130 | Pago fraccionado IRPF (autónomos) | Trimestral | 20 días tras el trimestre |
| 200 | Impuesto de Sociedades | Anual | 25 días tras 6 meses del cierre |
| 347 | Operaciones con terceros | Anual | Febrero |
| 390 | Resumen anual IVA | Anual | Enero |
Perder un plazo implica recargos que van del 1% al 15% según el tiempo transcurrido, más los intereses de demora.
Los errores contables más frecuentes en pymes
Mezclar cuentas personales y de empresa. Es el error más habitual en autónomos y pequeñas empresas. Dificulta enormemente el análisis de la rentabilidad real y complica las relaciones con Hacienda.
No registrar los gastos en el momento en que se producen. Acumular tickets y facturas para registrarlos al final del trimestre genera errores y descuadres difíciles de localizar.
Olvidar las amortizaciones. Los activos se deprecian con el tiempo y esa depreciación es un gasto real que afecta al resultado del ejercicio. No contabilizarla distorsiona los beneficios.
No conciliar el banco con la contabilidad. Si los movimientos bancarios no coinciden con los apuntes contables, hay errores que pueden esconderse durante meses.
Clasificar mal los gastos. Un gasto de representación no es lo mismo que un suministro, y cada cuenta tiene un tratamiento fiscal diferente.
Cómo simplificar la contabilidad con un ERP
Un software de gestión conectado con el módulo contable elimina la mayoría de estos problemas porque automatiza los asientos en el momento en que se produce la operación:
- Cuando emites una factura de venta, el ERP genera el asiento de ingreso automáticamente.
- Cuando recibes una factura de proveedor (o la digitalizas con OCR), el gasto queda registrado sin intervención manual.
- La conciliación bancaria se hace importando el extracto y el sistema detecta automáticamente los movimientos que ya tienen apunte contable.
- Los modelos de IVA (303) y retenciones (111) se generan directamente desde los datos contables, sin cálculos manuales.
Con Contafact, cada venta del TPV, cada factura emitida y cada gasto registrado genera su asiento contable correspondiente. Al final del trimestre, el modelo 303 está listo en minutos y puedes entregarlo directamente a tu gestoría en formato compatible.
¿Cuándo necesitas un gestor o asesor?
La contabilidad automatizada no sustituye al asesor fiscal, pero cambia su rol: en lugar de dedicar tiempo a introducir datos y calcular impuestos, puede centrarse en planificación fiscal, optimización de la tributación y revisión de la información.
Es especialmente recomendable contar con asesoramiento profesional en:
- Constitución de la empresa y elección de forma jurídica
- Cierre del ejercicio y preparación de cuentas anuales
- Operaciones no habituales: compra de inmuebles, inversiones, financiación
- Inspecciones o requerimientos de Hacienda
La combinación de un buen ERP y un asesor fiscal que trabaje con los datos exportados directamente del sistema es la fórmula más eficiente para una pyme.
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